- говорите о конкретном событии (по-делу), указывая на специфичность высказывания. Контекст должен определять своевременность и направленность вашей обратной связи. Если событие произошло давно, но дать ОС не представилась возможность, то четко обозначьте контекст предстоящего разговора. Не смешивайте все в одну кучу, лучше разделите во времени свою ОС, если она предполагает противоположные по смыслу и обстановке разборы.
- используйте факты, придерживаясь аргументированности. Желательно давать сенсорно-очевидные факты, которые сложно интерпретировать диаметрально противоположным образом.
- отмечайте успехи, сохраняя так называемый баланс поддержки и фрустрации. Чтобы обратная связь не превратилась в деструктивную критику, старайтесь обращать внимание на то, что у человека получилось, а не только указывать ему на дельту роста. Многие люди склонны видеть только негатив и минусы, забывая, что в любой ситуации есть преимущества, сильные стороны, плюсы, ресурсы, что ни в коем случае не является самообманом, но сменой фокуса внимания.
- вовлекайте в обсуждение посредством вопросов. Обратная связь через вопросы лучше воспринимается, так как реципиент (лучше заменить) самостоятельно делает выводы, субъективно оценивает и с вашей помощью дает ОС самому себе. Это повышает мотивацию следовать активному принятию и действию после разговора.
- предлагайте альтернативу, говоря что и как можно изменить. Давая ОС без альтернативного предложения бессмысленно, так как человек может просто не принять такой заход, восприняв вашу речь, как субъективную и незначительную.
Скажите, что ему стоит сделать по-другому, и к каким результатам это может привести. Давая человеку дорожную карту, вы проявляете заботу и заинтересованность в том, чтобы он получил хороший результат. Это значительно повысит шансы на то, что ваша ОС будет воспринята правильно и воплощена в жизнь.
- говорите о том, как это повлияло на окружающих, на вас лично. Чтобы понять, зачем что-то менять, человеку нужно объяснить, почему это важно, как это соотносится с его личными целями, целями компании, команды.
- подведите высказываемые предложения к цели реципиента, тогда ваши замечания станут персонифицированными для слушающего, он поймет их важность для себя, и возрастет вероятность того, что он примет и выполнит ваши пожелания.
- подкрепляйте высказывания невербальными средствами, демонстрируя доброжелательность: через позу, жесты, ровный, спокойный тон, позитивное намерение.
Любая критика вносит свои коррективы в душевное спокойствие человека. Если же дающий (пусть и конструктивную) ОС находится в плохом настроении или всем своим видом показывает, что говорит он не то, что думает, то это автоматически отталкивает слушающего.
- минимизируйте оценочные суждения и интерпретации. Давая свою интерпретацию событий есть риск попасть в две позиции: первая - когда говорящий не прав, вторая – когда прав. А быть правым не всегда помогает тому, кто получает ОС в данный момент времени. Дайте им самим прийти к этому выводу.
- спрашивайте разрешения на предоставление ОС. Этот пункт не всегда бывает уместен, но желателен.
- аккуратно и тщательно подбирайте слова. Резко высказаться, не задумываясь о последствиях, довольно легко. Больших усилий потребует конструктивная обратная связь. Вот только эффект от этих двух действий будет противоположным. Выбор за вами.
- убедитесь, что будут достигнуты определенные результаты. Нет смысла давать отзывы, которые не возымеют результата. Вы должны убедиться, что получатель обратной связи знает, какие он может предпринять шаги для улучшения, и как он это собирается воплотить в жизнь. Поинтересуйтесь, как идет работа над этим во времени и проверьте, что получилось, что требует доработки. Важно сделать это не с точки зрения контроля, а с позиции помощи и участия.
- будьте честны с собеседником и с самим собой.